| | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | Г | О | С | Т | | 6 | . | 1 | 0 | . | 4 | - | 8 | 4 | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | | |
|
ПРИДАНИЕ ЮРИДИЧЕСКОЙ СИЛЫ ДОКУМЕНТАМ |
НА МАШИННОМ НОСИТЕЛЕ И МАШИНОГРАММЕ, |
СОЗДАВАЕМЫМ СРЕДСТВАМИ ВЫЧИСЛИТЕЛЬНОЙ ТЕХНИКИ |
(ГОСТ 6.10.4-84) |
|
Введен Постановлением Государственного комитета СССР |
по стандартам от 9 октября 1984 г. |
|
|
| Основные положения | |
|
ГОСТ 6.10.4-84 введен Постановлением Государственного комитета СССР по |
стандартам от 9 октября 1984 г. No. 3549, срок введения установлен с 01.07.87 |
Настоящий стандарт устанавливает требования к составу и содержанию |
реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и |
машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники, а также порядок |
внесения изменений в эти документы. |
Настоящий стандарт обязателен для всех предприятий и учреждений (далее - |
организаций), осуществляющих информационный обмен документами на машинном |
носителе и машинограммами. |
На основе настоящего стандарта могут быть разработаны отраслевые стандарты |
и стандарты предприятий с учетом особенностей применения документов на |
машинном носителе и машинограммы как между организациями, так и при |
использовании непосредственно в организации. |
|
| 1. Общие положения | |
|
1.1. Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и |
размечен в соответствии с требованиями ГОСТ 12065-74, ГОСТ 20598-80, ГОСТ |
8303-76, ГОСТ 25752-83, ГОСТ 25764-83, ГОСТ 6.10.1-80, ГОСТ 6.10.2-83, ГОСТ |
6.10.3-83, ГОСТ 2.003-77, ГОСТ 2.301-77 - ГОСТ 2.034-77, ГОСТ 1977-74, ГОСТ |
1978-74, а информация закодирована в соответствии с общесоюзными |
классификаторами технико-экономической информации. При отсутствии в |
общесоюзных классификаторах необходимой информации допускается применять коды |
зарегистрированных межотраслевых классификаторов. |
1.2. Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных |
стандартов на унифицированные системы документации. |
1.3. Документ на машинном носителе и машинограмму следует применять только |
при наличии соответствующих решений министерств, ведомств. |
1.4. Транспортирование (передача, пересылка и т.д.) документа на машинном |
носителе и машинограммы должно осуществляться с сопроводительным письмом, |
оформленным по ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. Образец сопроводительного письма |
приведен в справочном приложении. |
1.5. Документ на машинном носителе и машинограмма приобретают юридическую |
силу после выполнения требований настоящего стандарта и подписания |
сопроводительного письма. |
1.6. Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны |
производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) |
документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих |
устройств или в процессе автоматизированного решения задач. |
1.7. По требованию организации-пользователя для визуального контроля |
документа, созданного на машинном носителе, приобретают его в человекочитаемую |
форму различными техническими средствами отображения данных (дисплеи, |
печатающие устройства и др.). |
|
| 2. Требования к реквизитам документов на машинном носителе и машинограммы, | |
| создаваемые средствами вычислительной техники | |
|
2.1. Документ на машинном носителе или машинограмма должны содержать |
следующие обязательные реквизиты: |
наименование организации-создателя документа; |
местонахождение организации-создателя документа или почтовый адрес; |
наименование документа; |
дату изготовления документа; |
код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном |
носителе или машинограммы или, как правило, код лица, утвердившего документ. |
| Примечание | . По решению министерств и ведомств допускается использовать для |
отдельных документов на машинном носителе и машинограмме дополнительные |
реквизиты (номер телефона, телетайпа, должность и фамилия лица, имеющего право |
удостоверять записанный на машинном носителе документ и машинограмму и др.), |
отражающие специфику создания, использования и передачи этих документов. |
2.2. Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует |
размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит. |
2.3. Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в |
соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные |
системы документации. |
2.4. Реквизит "Наименование организации-создателя документа" должен быть |
записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору |
предприятий и организаций (ОКПО) и наименование организации. Допускается |
применять установленные сокращенные наименования. |
Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать |
код по ОКПО той организации, которой они подчинены. |
2.5. Реквизит "Местонахождение организации-создателя документа" должен быть |
записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору |
"Система обозначения объектов административно-территориального деления Союза |
ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" (СОАТО) и наименование |
населенного пункта, где находится организация. |
2.6. Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем |
виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общесоюзному |
классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов общесоюзного |
назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору |
управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских |
форм документов. |
2.7. Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в |
соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и указано время записи документа, |
позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом. |
2.8. Реквизит "Код лица ответственного за правильность изготовления |
документа на машинном носителе и машинограммы" или "Код лица, утвердившего |
документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и |
должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа |
на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ. |
Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в |
организации-создателе документа на машинном носителе или изготовившей |
машинограмму, а также должны быть созданы технические программные средства и |
организационные условия исключающие возможность пользования чужими кодами. |
2.9. Организации, подпадающие под действие специальных положений, должны |
указывать реквизиты, предусмотренные в пп. 2.4; 2.5 в соответствии с правилами |
этих положений. |
2.10. Порядок отбора, приема на хранение и выдачи потребителям документов |
на машинном носителе и машинограммы, их аннулирования и уничтожения |
устанавливают министерства и ведомства. |
|
3. Подлинники, дубликаты, копии документа на машинном носителе и машинограммы | |
|
3.1. Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и |
машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного |
вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они |
оформлены в соответствии с требованиями настоящего стандарта. |
3.2. Подлинником документа на машинном носителе является первая во времени |
запись документа на машинном носителе, содержащая указание, что этот документ |
является подлинником. |
Подлинником машинограммы является первый по времени напечатанный средствами |
вычислительной техники экземпляр документа на бумажном носителе и содержащий |
указание, что этот документ является подлинником. |
3.3. Дубликатами документа на машинном носителе являются все более поздние |
по времени, аутентичные по содержанию записи документа на машинном носителе и |
содержащие указание что эти документы являются дубликатами. |
Дубликатами машинограммы являются все более поздние по времени, аутентичные |
по содержанию распечатки на бумажном носителе, содержащие указание, что |
являются дубликатами. |
3.4. Копиями документа на машинном носителе или машинограммы являются |
документы переписанные с подлинника или дубликата на машинном носителе или |
машинограммы на другой носитель информации, аутентичные по содержанию и |
содержащие указание, что эти документы являются копиями. |
В дубликатах и копиях должны быть сохранены обязательные реквизиты, |
содержащиеся в подлиннике документа на машинном носителе или машинограммы. |
На машинограмме, являющейся копией документа на машинном носителе, |
дополнительно должны быть штамп или печать организации, осуществившей |
преобразование документа в человекочитаемую форму, удостоверительную надпись |
и соответствующие подписи. |
|
| 4. Порядок внесения изменений в документ на машинном носителе и машинограмму | |
|
4.1. Изменение подлинника документа на машинном носителе может производить |
только организация-создатель документа с обязательной регистрацией содержания |
и основания изменений и лица, ответственного за производственные изменения. |
Регистрацию изменений осуществляет организация-создатель записи документа. |
4.2. Если в подлинник машинограммы вносят изменения то на ней должны быть |
указаны основания изменений, дата, время их внесения, должность и подпись |
лица, сделавшего изменения, и ее расшифровка. |
4.3. Организация-создатель подлинника документа на машинном носителе или |
машинограммы обязана известить организации-пользователи документа о всех |
изменениях направлением сопроводительного письма, включающего информацию об |
изменениях и содержащего наряду с указанием обязательных реквизитов согласно |
п. 2.1. следующие сведения: |
содержание изменений; |
указание на основание изменений; |
время внесения изменений; |
подпись должностного лица. |
При необходимости в сопроводительном письме может быть проставлен штамп или |
печать организации, создавшей подлинник документа на машинном носителе или |
машинограмму. |
4.4. Изменения в дубликат (копию) документа на машинном носителе или |
машинограммы, находящиеся у пользователя, вносят только на основании извещения |
организации-создателя документа на машинном носителе или машинограммы. |
4.5. Измененный подлинник документа, а также дубликат и копии измененного |
документа сохраняют юридическую силу если изменения внесены с соблюдением |
требований настоящего стандарта. |
|
| Приложение |
Образец сопроводительного письма |
Справочно |
Реквизиты организации-создателя |
Гриф ограничения документа на машинном носителе доступа к документу или |
машинограммы |
Заголовок к тексту |
Адресат |
В соответствии с договором от 25.12.84 направляю Вам документы на машинных |
носителях, включающие следующие сведения: |
здддбдддддддддддддддддбдддддддддддддддддддддбддддддддддддддддд© |
Ё N Ё Заводской номер Ё Серийный номер тома Ё Содержание тома Ё |
цдддедддддддддддддддддедддддддддддддддддддддеддддддддддддддддд╢ |
Ё 1 Ё 95 Ё 15734559 У67890 Ё Выпуск Ё |
Ё Ё Ё Ё продукции Ё |
цдддедддддддддддддддддедддддддддддддддддддддеддддддддддддддддд╢ |
Ё 2 Ё 95 Ё 12356789 Р01234 Ё Реализация Ё |
цдддедддддддддддддддддедддддддддддддддддддддеддддддддддддддддд╢ |
Ё 3 Ё 95 Ё 14567385 Т15168 Ё Транспортировка Ё |
юдддадддддддддддддддддадддддддддддддддддддддаддддддддддддддддды |
|
Приложение: магнитная лента - 3 |
Наименование должности |
Личная подпись |
Расшифровка подписи |
|
| Примечание. |
Сопроводительное письмо оформляют на бланке организации в соответствии с |
требованиями ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39-72. |
|